Position:
Company:
Overview:
Key Responsibilities:
- Calendar Management: Organize and manage the executive’s daily schedule, including meetings, travel arrangements, and events.
- Communication Liaison: Serve as the primary point of contact between the executive and internal/external stakeholders. Handle correspondence, including email management, phone calls, and letters.
- Meeting Coordination: Schedule and coordinate meetings, prepare agendas, take meeting minutes, and follow up on action items.
- Travel Management: Arrange travel itineraries, accommodations, and logistics for both domestic and international trips.
- Document Preparation: Draft, review, and edit reports, presentations, and other documents on behalf of the executive.
- Project Management: Assist in managing key company projects, track deadlines, and ensure timely completion of deliverables.
- Event Coordination: Plan and coordinate company events, meetings, and executive off-site activities.
- Expense Reporting: Prepare and submit expense reports for the executive, ensuring proper documentation and reimbursement.
- Confidentiality: Maintain confidentiality in all communications and sensitive information.
- Ad Hoc Tasks: Provide general administrative support and handle special projects as needed.
Qualifications:
- Experience: No prior experience required.
- Education: Bachelor’s degree in Business Administration or a related field preferred.
-
Skills:
- Exceptional organizational and time management skills.
- Strong verbal and written communication skills.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other project management tools.
- Ability to work independently, prioritize tasks, and manage multiple projects simultaneously.
- High level of professionalism and discretion in handling confidential information.
-
Attributes:
- Proactive, detail-oriented, and highly organized.
- Able to work under pressure and adapt to rapidly changing environments.
- Strong problem-solving abilities and the capacity to anticipate the executive’s needs.
Salary:
Compensation Range:
المسمى الوظيفي:
الشركة:
نظرة عامة:
المسؤوليات الرئيسية:
- إدارة الجدول الزمني: تنظيم وإدارة الجدول اليومي للتنفيذي، بما في ذلك الاجتماعات وترتيبات السفر والفعاليات.
- حلقة الوصل للتواصل: العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. التعامل مع المراسلات، بما في ذلك إدارة البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل.
- تنسيق الاجتماعات: جدولة وتنسيق الاجتماعات، إعداد الأجندات، تدوين محاضر الاجتماعات، والمتابعة بشأن عناصر العمل.
- إدارة السفر: ترتيب جداول السفر، والإقامة، واللوجستيات للرحلات المحلية والدولية.
- إعداد الوثائق: صياغة، ومراجعة، وتحرير التقارير، والعروض التقديمية، والوثائق الأخرى نيابة عن التنفيذي.
- إدارة المشاريع: المساعدة في إدارة المشاريع الرئيسية للشركة، تتبع المواعيد النهائية، وضمان الانتهاء من المهام في الوقت المحدد.
- تنسيق الفعاليات: تخطيط وتنسيق الفعاليات، والاجتماعات، والأنشطة الخارجية التنفيذية.
- تقديم تقارير النفقات: إعداد وتقديم تقارير النفقات للتنفيذي وضمان الوثائق الصحيحة والتعويض.
- السرية: الحفاظ على السرية في جميع الاتصالات والمعلومات الحساسة.
- مهام خاصة: تقديم دعم إداري عام والتعامل مع مشاريع خاصة حسب الحاجة.
المؤهلات:
- الخبرة: لا يشترط وجود خبرة سابقة.
- التعليم: يفضل الحصول على شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
-
المهارات:
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت استثنائية.
- مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية.
- إتقان مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وأدوات إدارة المشاريع الأخرى.
- القدرة على العمل بشكل مستقل، وتحديد أولويات المهام، وإدارة مشاريع متعددة في وقت واحد.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والحذر في التعامل مع المعلومات السرية.
-
السمات:
- استباقي، ومنظم للغاية، وذو اهتمام بالتفاصيل.
- القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف مع البيئات المتغيرة بسرعة.
- قدرات قوية على حل المشكلات والقدرة على توقع احتياجات التنفيذي.
الراتب:
نطاق التعويض:
#Flex #Living #Company #announces #job #vacancy #specialty #Kuwait #تعلن #شركه #Flex #Living #عن #شاغر #ةظيفي #للتخصص #التالي #بالكويت