Position: Executive Assistant
↔️
Company: Flex Living
Overview:
The Executive Assistant will provide high-level administrative support to the CEO and senior executives. This role requires excellent organizational skills, the ability to prioritize tasks, and a proactive approach to managing daily executive functions. The Executive Assistant will handle confidential information with discretion, coordinate schedules, and facilitate communication between executives and internal/external stakeholders.
Key Responsibilities:
- Calendar Management: Organize and manage the executive’s daily schedule, including meetings, travel arrangements, and events.
- Communication Liaison: Serve as the primary point of contact between the executive and internal/external stakeholders. Handle correspondence, including email management, phone calls, and letters.
- Meeting Coordination: Schedule and coordinate meetings, prepare agendas, take meeting minutes, and follow up on action items.
- Travel Management: Arrange travel itineraries, accommodations, and logistics for both domestic and international trips.
- Document Preparation: Draft, review, and edit reports, presentations, and other documents on behalf of the executive.
- Project Management: Assist in managing key company projects, track deadlines, and ensure timely completion of deliverables.
- Event Coordination: Plan and coordinate company events, meetings, and executive off-site activities.
- Expense Reporting: Prepare and submit expense reports for the executive, ensuring proper documentation and reimbursement.
- Confidentiality: Maintain confidentiality in all communications and sensitive information.
- Ad Hoc Tasks: Provide general administrative support and handle special projects as needed.
Qualifications:
- Experience: No prior experience required.
- Education: Bachelor’s degree in Business Administration or a related field preferred.
-
Skills:
- Exceptional organizational and time management skills.
- Strong verbal and written communication skills.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other project management tools.
- Ability to work independently, prioritize tasks, and manage multiple projects simultaneously.
- High level of professionalism and discretion in handling confidential information.
-
Attributes:
- Proactive, detail-oriented, and highly organized.
- Able to work under pressure and adapt to rapidly changing environments.
- Strong problem-solving abilities and the capacity to anticipate the executive’s needs.
Salary: Competitive, based on experience.
Compensation Range: $30K – $60K
المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي
الشركة: Flex Living
نظرة عامة:
سيقدم المساعد التنفيذي دعمًا إداريًا عالي المستوى للرئيس التنفيذي وكبار التنفيذيين. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية ممتازة، والقدرة على تحديد أولويات المهام، ونهجًا استباقيًا في إدارة الوظائف التنفيذية اليومية. سيتعامل المساعد التنفيذي مع المعلومات السرية بحذر، وينسق الجداول الزمنية، ويسهل التواصل بين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
المسؤوليات الرئيسية:
- إدارة الجدول الزمني: تنظيم وإدارة الجدول اليومي للتنفيذي، بما في ذلك الاجتماعات وترتيبات السفر والفعاليات.
- حلقة الوصل للتواصل: العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. التعامل مع المراسلات، بما في ذلك إدارة البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل.
- تنسيق الاجتماعات: جدولة وتنسيق الاجتماعات، إعداد الأجندات، تدوين محاضر الاجتماعات، والمتابعة بشأن عناصر العمل.
- إدارة السفر: ترتيب جداول السفر، والإقامة، واللوجستيات للرحلات المحلية والدولية.
- إعداد الوثائق: صياغة، ومراجعة، وتحرير التقارير، والعروض التقديمية، والوثائق الأخرى نيابة عن التنفيذي.
- إدارة المشاريع: المساعدة في إدارة المشاريع الرئيسية للشركة، تتبع المواعيد النهائية، وضمان الانتهاء من المهام في الوقت المحدد.
- تنسيق الفعاليات: تخطيط وتنسيق الفعاليات، والاجتماعات، والأنشطة الخارجية التنفيذية.
- تقديم تقارير النفقات: إعداد وتقديم تقارير النفقات للتنفيذي وضمان الوثائق الصحيحة والتعويض.
- السرية: الحفاظ على السرية في جميع الاتصالات والمعلومات الحساسة.
- مهام خاصة: تقديم دعم إداري عام والتعامل مع مشاريع خاصة حسب الحاجة.
المؤهلات:
- الخبرة: لا يشترط وجود خبرة سابقة.
- التعليم: يفضل الحصول على شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
-
المهارات:
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت استثنائية.
- مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية.
- إتقان مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وأدوات إدارة المشاريع الأخرى.
- القدرة على العمل بشكل مستقل، وتحديد أولويات المهام، وإدارة مشاريع متعددة في وقت واحد.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والحذر في التعامل مع المعلومات السرية.
-
السمات:
- استباقي، ومنظم للغاية، وذو اهتمام بالتفاصيل.
- القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف مع البيئات المتغيرة بسرعة.
- قدرات قوية على حل المشكلات والقدرة على توقع احتياجات التنفيذي.
الراتب: تنافسي، حسب الخبرة.
نطاق التعويض: 30,000 – 60,000 دولار.
To go to the application page. (Job opportunities for Flex Living)
#Flex #Living #Company #announces #job #vacancy #specialty #Kuwait #تعلن #شركه #Flex #Living #عن #شاغر #ةظيفي #للتخصص #التالي #بالكويت
