Position: Executive Assistant
.↔️
Company: Flex Living
Location: Remote
Employment Type: Full-time
Role Overview
Flex Living is seeking an organized and proactive Executive Assistant to provide high-level administrative support to the CEO and senior executives. This role is essential in ensuring smooth daily operations of executive functions, handling confidential information, coordinating schedules, and serving as a key liaison between executives and both internal and external stakeholders.
Key Responsibilities
- Calendar Management: Organize and manage the executive’s daily schedule, including meetings, travel, and events.
- Communication Liaison: Act as the main contact between executives and stakeholders, managing emails, calls, and correspondence.
- Meeting Coordination: Schedule and arrange meetings, prepare agendas, take minutes, and track action items.
- Travel Management: Coordinate domestic and international travel logistics, including itineraries and accommodations.
- Document Preparation: Draft, review, and edit reports, presentations, and documents on behalf of the executive.
- Project Management: Support key projects, monitor deadlines, and ensure timely completion of deliverables.
- Event Coordination: Plan and manage company events, executive off-sites, and meetings.
- Expense Reporting: Prepare and submit executive expense reports with proper documentation.
- Confidentiality: Maintain discretion and confidentiality in all sensitive communications.
- Ad Hoc Tasks: Provide general administrative support and handle special projects as needed.
Qualifications
- Experience: No prior experience required.
- Education: Bachelor’s degree in Business Administration or related field preferred.
-
Skills:
- Exceptional organizational and time management skills
- Strong verbal and written communication skills
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and project management tools
- Ability to prioritize, manage multiple tasks, and work independently
- High level of professionalism and discretion in handling confidential information
-
Attributes:
- Proactive, detail-oriented, and highly organized
- Able to work well under pressure and adapt to fast-paced environments
- Strong problem-solving skills with the ability to anticipate needs
Compensation
- Salary Range: $30,000 – $60,000 annually (based on experience). Competitive benefits included.
Join Flex Living and become a key part of our team, contributing to a dynamic and collaborative workplace. Apply today!
To go to the application page. (Job opportunities for Flex Living)
المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي
الشركة: Flex Living
الموقع: العمل عن بُعد
نوع الوظيفة: دوام كامل
نظرة عامة عن الوظيفة
تبحث شركة Flex Living عن مساعد تنفيذي منظم واستباقي لتقديم دعم إداري عالي المستوى للرئيس التنفيذي وكبار المدراء. سيتولى هذا الدور ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، مع إدارة المعلومات الحساسة، تنسيق الجداول الزمنية، والعمل كحلقة وصل رئيسية بين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
المسؤوليات الأساسية
- إدارة الجدول الزمني: تنظيم وإدارة جدول التنفيذي اليومي، بما في ذلك الاجتماعات والترتيبات والسفر.
- حلقة وصل في التواصل: العمل كحلقة وصل رئيسية بين التنفيذيين وأصحاب المصلحة، إدارة البريد الإلكتروني، المكالمات والمراسلات.
- تنسيق الاجتماعات: جدولة وترتيب الاجتماعات، إعداد جداول الأعمال، تدوين المحاضر، وتتبع العناصر القابلة للتنفيذ.
- إدارة السفر: تنسيق لوجستيات السفر المحلي والدولي، بما في ذلك الجداول الزمنية والإقامة.
- إعداد الوثائق: صياغة ومراجعة وتحرير التقارير والعروض التقديمية والوثائق نيابة عن التنفيذي.
- إدارة المشاريع: دعم المشاريع الرئيسية، مراقبة المواعيد النهائية، وضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد.
- تنسيق الفعاليات: تخطيط وتنظيم فعاليات الشركة والاجتماعات والأنشطة الخارجية للمدراء.
- إعداد تقارير النفقات: إعداد وتقديم تقارير النفقات التنفيذية مع الوثائق المطلوبة.
- الحفاظ على السرية: الحفاظ على السرية في جميع الاتصالات الحساسة.
- المهام العشوائية: تقديم دعم إداري عام والمشاركة في المشاريع الخاصة حسب الحاجة.
المؤهلات
- الخبرة: لا تتطلب خبرة سابقة.
- التعليم: يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
-
المهارات:
- مهارات تنظيم وإدارة وقت ممتازة
- مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية
- إتقان برامج Microsoft Office وأدوات إدارة المشاريع
- القدرة على تحديد الأولويات، وإدارة المهام المتعددة، والعمل بشكل مستقل
- مستوى عالٍ من المهنية والسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة
-
الصفات الشخصية:
- استباقي، ودقيق، ومنظم بدرجة عالية
- القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف مع البيئات المتغيرة بسرعة
- مهارات حل المشكلات والقدرة على توقع الاحتياجات
التعويض
- نطاق الراتب: من $30,000 إلى $60,000 سنويًا (حسب الخبرة) مع مزايا تنافسية.
انضم إلى Flex Living وكن جزءًا من فريقنا الديناميكي وساهم في بيئة عمل تعاونية. قدم طلبك اليوم!
To go to the application page. (Job opportunities for Flex Living)
#Flex #Living #Company #announces #job #vacancy #specialty #Kuwait #تعلن #شركه #Flex #Living #عن #شاغر #ةظيفي #للتخصص #التالي #بالكويت
